受付内容を二重に転記しないために：自動化前に決める5つのこと

1. いつ始めるか

新しいフォーム回答なのか、指定時間なのか、開始条件を1つ決めます。同じ情報を2つの起点から処理すると、転記が重なる設計になることがあります。

2. 何を運ぶか

受付ID、受付日、対応状況など、必要な項目を一覧にします。いきなり実際の顧客情報を使わず、架空のデータで設計を確認します。

3. 重複をどう判定するか

同じ受付IDをもう一度処理した場合に、追加するのか、既存行を更新するのか、何もしないのかを決めます。ツール選びの際は必要な検索・更新機能を確認してください。

4. 失敗したとき誰が確認するか

認証切れ、行の形式違い、利用上限などで失敗した場合の確認先を決めます。再実行する前に、途中まで反映されていないか確かめる手順も用意します。

5. 小さな件数で試す

正常な1件、必須項目が空の1件、同じIDの再送を試す計画を作ります。処理結果と使用量を記録してから、月間の運用量に広げます。